Wanneer boek ik een aanschaf als inventaris/hardware op de balans?

Een oplaadsnoertje, SSD kaart, externe schijf, camerastatief, bureaustoel, enz. Aanschaffingen die ik regelmatig geboekt zie worden als hardware of inventaris. Maar in de boekhouding horen deze uitgaven pas onder hardware of inventaris wanneer de aanschafwaarde minimaal € 450,- is geweest, én wanneer je het voor langere tijd (denk meerdere jaren) gaat gebruiken.

De grootboekrekeningen zoals inventaris, gebouwen en hardware staan op de balans (grootboeknr begint met een 0). De grootboekrekeningen voor kosten staan op je Winst&Verlies/Resultaat (grootboeknrs beginnen bijna allemaal met een 4).

Aanschaffingen onder de € 450,- boek je dus altijd op een kostenpost. Ook al is het ‘hardware’ (denk bijvoorbeeld aan een harde schijf), of ‘inventaris’ (denk bijvoorbeeld aan een bureaulamp). Deze kosten staan dan in je resultaat, tegenover je omzet. Bijvoorbeeld op de kostenpost 'kantoorbenodigdheden'.

Aanschaffingen boven de € 450,- met een levensduur van meerdere jaren, die zet je als een bezit (inventaris/gebouwen/hardware, enz.) op je balans.

VB: je koopt op 1 januari een laptop van € 2500,-, en denkt daar 5 jaar mee te kunnen werken. De aanschafkosten boek je op het grootboeknr ‘Hardware’ wat begint met een 0. Dit is een balanspost. Het wordt gezien als een bezit, die je in 5 jaar gaat afschrijven. Elk jaar boek je € 500,- op afschrijvingskosten. Deze kosten staan weer in je resultaat. Je verspreidt dus eigenlijk de kosten van de aanschaf over 5 jaar.

Om de afschrijvingskosten te kunnen boeken dien je de aanschaf van de laptop ook toe te voegen aan je ‘activalijst’. Je lijst met bezittingen. Daar geef je de aanschafwaarde aan, datum van aankoop, restwaarde (meestal € 0,-), aantal jaren dat het meegaat, en vervolgens wordt een afschrijfschema gemaakt in je boekhouding. Deze boekingen worden dan automatisch elk jaar (of elke maand, waar je voor kiest) verwerkt.

Het bezit op je balans zal in dit voorbeeld elk jaar € 500,- minder waard worden, en deze € 500,- kom je elk jaar tegen als afschrijvingskosten op je Winst&Verlies/Resultaat. Tot de waarde op de balans weer op € 0,- staat.

Bij sommige aanschaffen zal de restwaarde niet € 0,- zijn maar bijvoorbeeld € 200,-. Dit kan bijvoorbeeld bij een auto zijn, die bij de sloop nog wel € 200,- zal opleveren.

Vind je het lastig om de aanschaf van inventaris/hardware te verwerken in de boekhouding? Vraag dan advies aan je boekhouder!

#bezittingen #activa #inventaris #hardware