Meest gestelde vragen 

FAQ - Frequently Asked Questions

​Denk jij ook wel eens, hoe zit dat ook alweer?
Wanneer je zelf je boekhouding bijhoudt, zul je wel eens tegen vragen aanlopen. Hoe zat dat ook al weer? Mag ik hier nou wel of niet de btw boeken? Hoe komt het dat mijn banksaldo niet klopt? Moet ik echt overal een factuur bij hebben? Het zijn vaak terugkerende vragen, en vragen waar meerdere ondernemers mee worstelen. 

Dit is heel normaal. Het is niet je core business. Dus verwacht ook niet dat je het allemaal maar moet weten. Op deze pagina leg ik de meest gestelde vragen voor je uit. Af en toe voeg ik een vraag toe. Mis je iets? Laat het me weten!

vRAAG 1: hOE ZIT HET NOU MET BTW AFTREK BIJ EEN BON VOOR ETEN MET KLANTEN?

Wanneer je met een klant wat gaat drinken of eten in een bar/restaurant, dan mag je de btw niet splitsen, en dus niet meenemen in je btw aangifte. Je boekt de bon op het totaalbedrag (incl. btw) en kiest 0% btw. Heb je echter eten en drinken gekocht voor klanten voor op kantoor? Dan mag je wel de btw splitsen. Kijk wel goed naar de verschillende soorten btw. Eten/drinken zonder alcohol is 9%, alcoholische dranken 21%. Ben je onderweg en eet je even ergens een broodje? Dan wordt dat niet gezien als zakelijk maar als privé. 

Vraag 2: Hoe moet ik mijn kilometers declareren?

Wanneer je geen auto/fiets van de zaak hebt, kun je alle zakelijk gereden kilometers in je privé auto of op je privé fiets declareren. Houd deze kilometers dus goed bij! Je kunt dan bijvoorbeeld 1x per kwartaal een factuur of declaratiebon van jezelf aan je onderneming maken met de gereden kilometers x € 0,23 (tarief 2024) en boekt deze op kostenpost 'km vergoeding'. Deze factuur kun je dan aan jezelf overmaken, of je boekt de factuur af op 'privé betaald', als je het geld niet wilt overmaken. Je kunt eventueel ook het bedrag direct aan jezelf overmaken zonder factuur/bon, met omschrijving van aantal kilometers, en deze uitgave direct in de kosten boeken op 'km vergoeding'. In het km tarief € 0,23 zit trouwens ook parkeerkosten en zo verwerkt. Deze kosten kun je dus niet apart ook nog declareren.

vraag 3: wat is het urencriterium?

Om in aanmerking te kunnen komen voor de ondernemersaftrek (een korting op je winst, dus een bedrag waar je geen inkomstenbelasting over hoeft te betalen) dien je minimaal 1225 uur in het jaar aan je bedrijf te werken. Dit zijn uren voor je klanten, voor acquisitie, webonderhoud, boekhoudwerkzaamheden, administratieve werkzaamheden, netwerken, enz. Het is handig om dit voor jezelf bij te houden. Wanneer de belastingdienst twijfelt of je deze uren wel hebt gemaakt, moet je het kunnen verantwoorden! En dan is een agenda waar je afspraken in staan echt niet voldoende. Vooral als starter of bij een omzet onder de 50.000 raad ik echt aan om het bij te houden. Een voordeel is dat je na een jaar ook je tijd kunt analyseren. Hoeveel tijd spendeer ik eigenlijk aan mijn boekhouding? Hoeveel uren heb ik voor een klant gewerkt, en hoeveel heb ik kunnen doorbelasten? Is deze klant/dienst/product winstgevend voor mij? Zeer waardevolle informatie! NB: de ondernemersaftrek wordt afgebouwd en is per 2027 nog maar € 900,-

VRAAG 4: Is het bijhouden van mijn kosten en inkomsten in excel voldoende?

Er zijn nog best veel ondernemingen die zo de boekhouding bijhouden. Het is niet veel werk, en het is eenvoudig bij te houden. De accountant heeft voor het jaarwerk en de aangifte inkomstenbelasting wel een hoop puzzelwerk te doen. Voor de aangifte is niet alleen een overzicht van kosten en inkomsten nodig. Een begin en eindbalans hoort daar ook bij. Maar de ondernemer mist een hoop waardevolle informatie:

• Overzicht van openstaande verkoop/inkoop facturen
• Snel inzicht in tussentijds resultaat
• Overzicht van investeringen en bijbehorende afschrijvingskosten
• Cashflow overzicht. Hoeveel geld kan ik nu uitgeven zonder in de problemen te komen
• Tussentijds btw overzicht. Wat moet ik binnenkort gaan betalen bij de btw aangifte

Wanneer je hobbymatig een onderneming hebt, is het geen probleem. Maar anders adviseer ik absoluut een boekhoudprogramma.

vraag 5: er staan inkoopfacturen als onbetaald in mijn boekhouding, maar die heb ik echt wel betaald!

Dit komt regelmatig voor. Het kan een paar oorzaken hebben:

• De factuur heb je ingeboekt, en de betaling heb je ook als kosten ingeboekt. De kosten staan dubbel in je boekhouding, en de betaling is niet gekoppeld aan je factuur waardoor deze nog open staat. De betaling kun je corrigeren door deze te koppelen aan de factuur als 'factuur betaald'
• De factuur heb je ingeboekt, en de betaling is via een privé creditcard of contant met privé geld afgerekend. Of je was je zakelijke pas vergeten en even privé betaald. De factuur kun je in dit geval afboeken op 'privé betaald'

vraag 6: kan ik werkkleding zakelijk boeken als kosten?

Specifieke werkkleding die je niet in het dagelijks leven zult dragen (denk aan werkbroek, veiligheidsschoenen, bouwhelm, doktersjas, rijbroek, enz.) zijn zakelijke kosten. Kleding met je bedrijfslogo is ook zakelijk. Een net pak of jurk wat je bijvoorbeeld voor je presentaties of optredens koopt kun je niet als zakelijke kosten opvoeren. Hier zit wel een uitzondering op. Wanneer je voor een optreden een specifieke kleur/type kleding nodig hebt (denk aan zwarte kleding voor in het orkest), dan is het weer wel zakelijk.  

vraag 7: wanneer is een aankoop een investering?

Zodra een aankoop duurder is dan € 450,- én het is een aanschaf waar je meerdere jaren mee vooruit kunt, dan is het een investering. Deze aankoop boek je dan niet in je kosten, maar zet je als bezit op je balans. Hiervoor heb je grootboeknummers als Inventaris, Hardware, Vervoermiddelen, Gebouwen. Vervolgens maak je de investering aan in de 'activalijst' waarmee je de afschrijvingen regelt. De kosten van deze aankoop ga je met de afschrijvingen verspreiden over meerdere jaren. (afhankelijk van hoe lang de aanschaf mee gaat). Een muis of toetsenbord klinkt wel als 'hardware', maar boek je dus niet op de balanspost 'hardware'. Deze boek je op een kostenpost zoals bijvoorbeeld 'kantoorbenodigdheden'.

vraag 8: mijn banksaldo klopt niet, waar ligt dit aan?

Ik zie het regelmatig gebeuren dat het banksaldo niet klopt. Uiteraard kan dit meerdere oorzaken hebben:

• Je boekt alleen je zakelijke uitgaven, dus de privé uitgaven missen in het totaal
• Er staat een betaling/ontvangst dubbel in je boekhouding
• Je hebt iets met je privé rekening betaald, maar in je boekhouding heb je het op je zakelijke rekening geboekt

Zo zijn er meer oorzaken op te noemen. Het is verstandig om in ieder geval een zakelijke rekening te hebben naast je privé rekening. Dit zorg voor minder verwarring. Onthoud goed wat je met welke rekening hebt betaald, wanneer je een keer moet afwijken. Koppel je bankrekening(en) aan je boekhouding, dan ontvang je elke afschrift in je boekhouding en hoef je ze niet handmatig aan te maken. Dan alleen nog aangeven wat de afschrift is geweest. Is het een factuurbetaling, ontvangst van verkoopfactuur, automatische afschrijving voor kosten, privéuitgave, enz. Je mist geen enkele ontvangst/uitgave. 
Bij een bankkoppeling maak je dus zelf niet meer handmatig een bankafschrift aan!